Що таке відпускні виплати
Відпускні — це грошова виплата, яку роботодавець зобов'язаний нарахувати працівнику перед виходом у відпустку. Розмір виплати розраховується як середня заробітна плата за кожен календарний день відпустки — тобто ви отримуєте приблизно стільки ж, скільки заробили б, якби продовжували працювати.
Ключові моменти, які регулює законодавство України:
- Мінімальна тривалість щорічної відпустки — 24 календарних дні (ст. 75 КЗпП України)
- Строк виплати — не пізніше ніж за 3 календарних дні до початку відпустки (ст. 21 Закону про відпустки)
- Порядок розрахунку — визначається Постановою КМУ № 100 від 08.02.1995
Якщо відпустка починається, наприклад, у понеділок, відпускні мають бути виплачені не пізніше п'ятниці попереднього тижня. Затримка виплати — порушення трудового законодавства.
Формула розрахунку
Базова формула розрахунку відпускних виглядає так:
Відпускні = Середньоденна заробітна плата × Кількість календарних днів відпустки
Де середньоденна заробітна плата визначається за формулою:
Середньоденна зарплата = Сума виплат за розрахунковий період ÷ Кількість календарних днів у розрахунковому періоді
Зверніть увагу: до розрахунку беруться календарні дні, а не лише робочі. Це означає, що вихідні та святкові дні у розрахунку враховуються — і відпускні нараховуються за них так само, як і за будні.
Порядок розрахунку регулюється Постановою Кабінету Міністрів України № 100, яка встановлює, які виплати включаються до розрахункової бази, а які — ні.
Середньоденна заробітна плата
Правильно визначити середньоденну зарплату — найважливіший крок. Саме тут найчастіше виникають помилки як у бухгалтерів, так і у самих працівників.
Що включається до розрахункової бази:
- Посадовий оклад або тарифна ставка
- Щомісячні надбавки і доплати (за стаж, за складність, за знання мови тощо)
- Щомісячні та квартальні премії (пропорційно до місяців, за які нараховані)
- Індексація заробітної плати
- Інші регулярні виплати, передбачені системою оплати праці
Що НЕ включається до розрахункової бази:
- Виплати за час хвороби (лікарняні)
- Матеріальна допомога (у т.ч. на оздоровлення)
- Командировочні і відрядження
- Виплати за попередню відпустку
- Декретні та допомога по вагітності і пологах
- Одноразові премії та виплати до свят
- Компенсація за невикористану відпустку при звільненні
Дні і виплати, що виключаються з розрахунку, прибираються з бази одночасно: якщо людина була на лікарняному 10 днів, то і ці 10 днів, і нарахований за них лікарняний не враховуються при розрахунку середньоденної зарплати.
Розрахунковий період
Розрахунковий період — це проміжок часу, за який беруться виплати для обчислення середньоденної зарплати.
Стандартний випадок: 12 календарних місяців, що передують місяцю, в якому починається відпустка. Якщо відпустка починається у червні 2026 року — розрахунковий період: червень 2025 — травень 2026 включно.
Якщо працівник пропрацював менше 12 місяців: розрахунковий період — з першого дня роботи до першого числа місяця відпустки. Наприклад, якщо прийнятий 1 вересня 2025 року і йде у відпустку в червні 2026 — розрахунковий період 9 місяців.
Якщо місяць відпрацьований не повністю: до розрахунку беруться лише фактично відпрацьовані (і відповідно нараховані) дні. Місяці, в яких відпрацьовано менше половини, не виключаються автоматично — рахуються фактичні дні і фактичні виплати.
Особливість для нового року: якщо в розрахунковому періоді були місяці без жодної виплати (наприклад, відпустка за власний рахунок на весь місяць) — такі місяці виключаються з розрахунку повністю.
Приклади розрахунку
Приклад 1. Працівниця з однаковим окладом, відпустка 14 к.д.
Умови: оклад 25 000 грн/міс., без змін протягом 12 місяців. Відпустка — 14 календарних днів.
Сума виплат за 12 місяців = 25 000 × 12 = 300 000 грн
Кількість календарних днів у розрахунковому періоді = 365
Середньоденна зарплата = 300 000 ÷ 365 = 821.92 грн
Відпускні = 821.92 × 14 = 11 507 грн
Приклад 2. Працівник із підвищенням зарплати посередині року, відпустка 24 к.д.
Умови: перші 6 місяців оклад 20 000 грн, наступні 6 місяців — 26 000 грн. Відпустка — 24 к.д.
Сума виплат = (20 000 × 6) + (26 000 × 6) = 120 000 + 156 000 = 276 000 грн
Кількість к.д. у розрахунковому періоді = 365
Середньоденна зарплата = 276 000 ÷ 365 = 756.16 грн
Відпускні = 756.16 × 24 = 18 148 грн
Зверніть увагу: у другому прикладі середньоденна зарплата виявилась нижчою, ніж якби весь рік оклад був 26 000 грн (тоді б середньоденна становила 852.05 грн). Саме тому підвищення за кілька місяців до відпустки не одразу відображається у повному обсязі відпускних.
Не рахуйте вручну — введіть свої дані і отримайте точну суму відпускних
Розрахувати відпускні →Особливі випадки
Лікарняні у розрахунковому періоді
Якщо протягом розрахункових 12 місяців працівник хворів, дні лікарняного і суми лікарняних виплат повністю виключаються з розрахунку. Тобто якщо людина хворіла 20 днів, то розрахунковий період для неї фактично становить 365 − 20 = 345 днів, а сума виплат — без урахування лікарняних.
Підвищення зарплати у розрахунковому або у місяці відпустки
Якщо посадовий оклад підвищили у місяці, коли починається відпустка, або після завершення розрахункового періоду, то до раніше нарахованих виплат застосовується коефіцієнт підвищення: нова ставка ÷ стара ставка. Це дозволяє привести всі виплати до актуального рівня оплати праці.
Сумісники
Якщо людина працює на кількох місцях роботи (основне + сумісництво), відпускні розраховуються окремо по кожному місцю роботи. Кожен роботодавець нараховує відпускні лише зі своїх виплат. Суміщення всіх доходів для розрахунку не допускається.
Перший рік роботи
Право на щорічну відпустку повної тривалості (24 к.д.) виникає після 6 місяців безперервної роботи у одного роботодавця. До 6 місяців — відпустка надається пропорційно до відпрацьованого часу: за кожен повний місяць роботи нараховується 2 к.д. відпустки (24 ÷ 12 = 2).
Відпустка частинами
Закон дозволяє ділити відпустку на частини, але одна з частин має бути не менше 14 календарних днів. Відпускні в такому разі розраховуються окремо для кожної частини — виходячи з середньоденної зарплати на момент кожного виходу у відпустку.
Онлайн-калькулятор
Наш калькулятор відпускних розраховує суму виплат відповідно до Постанови КМУ № 100: враховує розрахунковий період, виключає лікарняні та інші невключувані виплати, правильно рахує кількість календарних днів у кожному місяці. Результат — точна сума відпускних без ручних розрахунків.
Розрахуйте суму відпускних онлайн — швидко і точно
Відкрити калькулятор відпускних →Також може стати у пригоді калькулятор компенсації за невикористану відпустку — якщо відпустка накопичилась і ви хочете дізнатись суму компенсації при звільненні або переведенні.
Часті запитання
Коли мають виплатити відпускні?
Не пізніше ніж за 3 календарних дні до початку відпустки — це вимога ст. 21 Закону України «Про відпустки». Якщо відпустка починається в понеділок, виплата має надійти не пізніше п'ятниці попереднього тижня. Якщо роботодавець затримує виплату, він зобов'язаний перенести відпустку на інший строк за згодою працівника.
Чи оподатковуються відпускні ПДФО та військовим збором?
Так, відпускні є доходом фізичної особи і оподатковуються на загальних підставах: ПДФО 18% та військовий збір 5% (ставка збільшена з 2024 року). Таким чином, з нарахованої суми відпускних «на руки» ви отримаєте 77% (100% − 18% − 5%). Єдиний соціальний внесок (ЄСВ) сплачується роботодавцем окремо понад нараховану суму.
Чи можна отримати компенсацію грошима замість відпустки?
Так, але лише у двох випадках: при звільненні (компенсація за всі невикористані дні відпустки є обов'язковою) або за письмовою заявою працівника — але тільки за дні понад 24 к.д. на рік. Замінювати грошовою компенсацією основну щорічну відпустку (24 к.д.) для чинного працівника закон не дозволяє.
Що якщо роботодавець не виплатив відпускні вчасно?
Якщо відпускні не виплачені за 3 дні до початку відпустки, працівник має право вимагати перенесення відпустки на інший строк (ст. 80 КЗпП). У разі систематичних затримок — звернутись до Державної служби з питань праці (Держпраці) або до суду. За порушення строків виплати роботодавцю загрожує адміністративний штраф.
Як рахуються відпускні, якщо місяць відпрацьований не повністю?
До розрахункової бази включаються лише фактично відпрацьовані дні та фактично нараховані за них виплати. Неповний місяць не відкидається і не прирівнюється до повного — беруться реальні цифри. Наприклад, якщо в одному місяці відпрацьовано 10 з 30 днів і нараховано 8 000 грн замість повного окладу 24 000 грн, то до розрахунку йдуть саме 10 днів і 8 000 грн.