Calculadora de facturas

Cómo calcular una factura con IVA e IRPF

Para calcular una factura suma el importe de cada línea (cantidad × precio unitario), resta el descuento y obtendrás la base imponible. Después aplica los impuestos sobre esa base: suma el IVA y, si eres profesional y facturas a una empresa o a otro autónomo, resta la retención de IRPF.

• Base imponible = suma de líneas − descuento
• IVA = base × 21% (o 10% o 4%)
• Retención = base × 15% (o 7%)
• Total factura = base + IVA + recargo de equivalencia − retención

Ejemplo de factura de un autónomo

Un desarrollador web factura a una empresa 20 horas de programación a 45 € y una licencia de 150 €, con un 5% de descuento:

La empresa paga 1.057,35 € al desarrollador e ingresa los 149,63 € de retención en Hacienda con su modelo 111. El desarrollador declara los 209,48 € de IVA en su modelo 303 del trimestre y descuenta la retención en su declaración de la renta.

Requisitos de una factura completa

El Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012, artículo 6) exige que toda factura ordinaria incluya:

1. Número y, en su caso, serie, correlativos.
2. Fecha de expedición y, si es distinta, la fecha de la operación.
3. Nombre y apellidos o razón social del emisor y del destinatario.
4. NIF del emisor y del destinatario.
5. Domicilio de ambos.
6. Descripción de las operaciones, con los datos necesarios para determinar la base imponible: unidades, precio unitario sin IVA y descuentos.
7. Tipo de IVA aplicado y cuota resultante, por separado.
8. Si la operación está exenta o hay inversión del sujeto pasivo, la mención correspondiente con el artículo aplicable.

La retención de IRPF no es un requisito del reglamento de facturación, pero debe aparecer en la factura para que el cliente sepa qué cantidad retener. Si la factura incluye varios tipos de IVA, cada uno debe desglosarse con su base y su cuota.

Numeración de facturas

La numeración debe ser correlativa dentro de cada serie: no puedes saltarte números ni repetirlos, ni anular una factura borrándola. Si te equivocas, emite una factura rectificativa en una serie propia que haga referencia a la original. Son habituales formatos como 2026-001, 2026-002 o A-26-0001; reiniciar la numeración cada año está permitido si el año forma parte de la serie.

Factura simplificada y facturación electrónica

En lugar de una factura completa puedes emitir una factura simplificada (el antiguo tique) cuando el importe no supere 400 € con IVA incluido, o 3.000 € en determinados sectores como el comercio minorista o la hostelería, siempre que el destinatario no necesite deducirse el IVA. La simplificada no exige los datos del cliente.

El reglamento Verifactu obligará a usar programas de facturación que registren cada factura y permitan su envío a la Agencia Tributaria. Según el calendario vigente del Real Decreto-ley 15/2025, será obligatorio desde el 1 de enero de 2027 para las sociedades y desde el 1 de julio de 2027 para los autónomos y demás contribuyentes; conviene comprobar si se aprueba un nuevo aplazamiento.

Del total a la base imponible

Si sabes cuánto quieres cobrar al final y necesitas la base, divide el total entre (1 + IVA − IRPF): para cobrar 1.000 € con IVA del 21% y retención del 15%, la base es 1.000 ÷ 1,06 = 943,40 €. Esta operación inversa la hace directamente la calculadora de IVA e IRPF, y la calculadora de IVA te permite quitar el IVA de cualquier precio. Para saber cuánto te queda al mes después de impuestos y cuota, usa la calculadora de sueldo neto de autónomo.

Facturas con varios tipos de IVA o sin retención

Esta calculadora aplica un único tipo de IVA a toda la factura, que es lo habitual en servicios profesionales. Si vendes productos con distintos tipos, por ejemplo un libro al 4% y material de papelería al 21%, calcula cada grupo por separado y desglosa en la factura una base y una cuota para cada tipo; el total es la suma de ambos bloques.

Las facturas a particulares, las de actividades empresariales en estimación directa (comercio, hostelería, reparaciones) y las dirigidas a clientes extranjeros no llevan retención. En las facturas a empresas de otros países de la Unión Europea con NIF-IVA, los servicios suelen quedar sujetos a inversión del sujeto pasivo: sin IVA español y con la mención correspondiente.

Pasos para emitir una factura correcta

1. Asigna el siguiente número de la serie y la fecha de expedición.
2. Incluye tus datos fiscales y los del cliente: nombre o razón social, NIF y domicilio.
3. Describe cada servicio o producto con su cantidad y precio unitario sin IVA.
4. Aplica los descuentos y calcula la base imponible.
5. Añade el tipo y la cuota de IVA, el recargo de equivalencia si procede y la retención de IRPF.
6. Indica el total, la forma de pago y, si quieres, la fecha de vencimiento.

Conserva las facturas emitidas y recibidas durante al menos cuatro años, el plazo de prescripción de las obligaciones tributarias, y anótalas en tus libros registro. El plazo legal de pago entre empresas es de 30 días, ampliable a 60 por acuerdo; si el cliente se retrasa, puedes reclamar intereses de demora.

Errores frecuentes al calcular una factura

Los fallos más habituales son aplicar la retención sobre el total con IVA en lugar de sobre la base, olvidar restar el descuento antes de calcular los impuestos, o incluir los suplidos en la base imponible. Revisa también que el tipo de IVA corresponda a la operación y que la retención solo aparezca cuando el cliente sea una empresa o un profesional.